Kooperative Tools für Teamarbeit

Das Ziel unseres Dokumentationsprojektes besteht darin, aus den Ergebnissen der drei thematischen Gruppen einen gemeinsamen, kohärenten Dokumentarfilm zu erstellen. Dies setzt verstärktes kollaboratives Arbeiten in den kommenden Wochen und Monaten voraus. Hierzu steht online eine Reihe von Tools bereit, die die gemeinsame Zusammenarbeit und Organisation erleichtern können.

© Jason Goodman | Unsplash

1. Organisation

Sichten von Archivmaterial, Schreiben eines Drehbuchs, Finden von Zeitzeug:innen und Expert:innen – bis zum fertigen Dokumentarfilm sind noch einige Arbeitsschritte zu vollenden. Um nicht den Überblick zu verlieren und die Komplexität der Aufgabe zu reduzieren, bietet es sich an, einen konkreten Plan zu erstellen mit allen Aufgaben, Deadlines und den Verantwortlichen.

Trello

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Trello ist wohl eines der bekanntesten Organisations-Tools. Die Plattform wirbt damit, die Team-Produktivität zu steigern, indem sämtliche Schritte eines Projekts in Teilaufgaben gegliedert werden können, welche dann von allen Teammitgliedern verwaltet, verfolgt und geteilt werden können. Trello besteht aus sogenannten Boards mit einem leicht verständlichen karteikartenbasierten System. Darin können Notizen, Dateien und Markierungen an die einzelnen Arbeitsschritte hinzugefügt werden. Außerdem können Personen bestimmten Aufgaben zugewiesen, Deadlines eingefügt und andere Tools synchronisiert werden.

Google Calender

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Google Calender kann dazu genutzt werden, einen gemeinsamen Kalender für das Projekt zu erstellen und so sicherzustellen, dass alle Nutzer:innen die Deadlines im Blick haben. Darüber hinaus können Arbeitsschritte optimiert werden, indem man etwa Google Calendar mit Trello verknüpft und die Deadlines synchronisiert.

HU-Kalender

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Ähnlich wie das kommerzielle Pendant Google Calender bietet auf der HU-Kalender verschiedene Möglichkeiten der Termin- und Aufgabenorganisation.

zusätzlich: Doodle (zur besseren Terminfindung und -abstimmung)

2. Kommunikation

Für kleinere Organisationsfragen ist es sicherlich hilfreich, über Messengerdienste nach Antworten zu suchen. Jedoch verliert man bei einfachen Kommunikationsapps schnell den Überblick und es müssen Lösungen her, die es ermöglichen, nach Thema, Priorität und – in unserem Fall – Gruppen zu sortieren.

Slack

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Mithilfe von Slack kann man zwischen verschiedenen Gruppen und Projekten kommunizieren. Mittels Hashtags werden Beiträge bestimmten Kategorien zugewiesen. Des Weiteren kann man persönliche Nachrichten versenden und Dateien hochladen. Durch das Einrichten verschiedener Channels kann man zwischen Themen oder Projekten trennen. Slack kann optimal mit Trello integriert werden und man kann somit Teamarbeit mit Kommunikation kombinieren.

Discord

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Ähnlich wie Slack bietet auch Discord die Möglichkeit, mit verschiedenen Gruppenmitgliedern innerhalb unterschiedlicher Projekte zu kommunizieren. Während Slack jedoch eher geschäftlich genutzt wird, findet Discord vor allem bei Gamern Verwendung.

Da der Aufbau der Plattformen recht ähnlich aussieht, ist es sinnvoll, beide zu vergleichen, bevor man sich für die Nutzung einer der beiden Optionen entscheidet. Auch Discord kann mit Trello integriert werden und bietet somit weitere Möglichkeiten für die Arbeit mit der Organisationsplattform.
Slack ermöglicht es, Dateien bis zu einer Größe von 1 GB hochzuladen, während dies bei Discord in der Gratisversion nur bis zu 8 MB möglich ist. Mit Slack Free können lediglich zwei Personen gleichzeitig Sprach- oder Videoanrufe tätigen. Bei Discord Free kann eine Gruppe mit 15 Benutzer:innen gleichzeitig an Sprachanrufen teilnehmen, während 25 Benutzer:innen pro Videoanruf zugelassen sind. In Slack Free ist die Aufbewahrung der “Message History” auf 10.000 Nachrichten beschränkt, wodurch es ab einem bestimmten Zeitpunkt nicht mehr möglich ist, bestimmte Nachrichten nachzuschlagen. In Discord gibt es kein Limit zur Nachrichtenaufbewahrung.

Zoom

Link (Pro Link) | Premium-Version für HU-Mitglieder | Desktop, App (iOS und Android)

Zoom ist aus dem Alltag kaum mehr wegzudenken, jedoch wissen noch immer wenige Studierende, dass ihre Hochschulen häufig Premium-Zugänge bereitstellen. Diese ermöglichen es, Meetings ohne die bei der Grundversion vorhandene Zeitbegrenzung auf 40 Minuten abzuhalten, was sich gerade bei längeren Sitzungen als sehr hilfreich erweist.

3. Datenmanagement

Damit alle Gruppenmitglieder Zugriff auf die gemeinsamen Daten erhalten, bietet es sich an, Cloud-Speicher zu verwenden. Mobilität und Datensicherung stehen bei der Verwendung dieser Services im Vordergrund.

Google Drive

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Dropbox

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Sowohl Google Drive als auch Dropbox sind seit über 10 Jahren auf dem Markt, verfügen über ähnliche Funktionen und sind mit Trello integrierbar. Google Drive hat den Vorteil, dass der kostenlose Speicher 15 GB umfasst, während Dropbox lediglich 2 GB zur Verfügung stellt (bis zu 16 GB durch Empfehlung.) Je nachdem wie viele Dateien – besonders Video- und Archivaufnahmen – gesichert werden sollen, benötigt man eventuell mehr Speicherplatz.

HU-Box

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Die Humboldt-Universität bietet ihren Mitgliedern eine Alternative zu den kommerziellen Angeboten Dropbox und Google Drive. Die HU-Box genügt hohen Ansprüchen an Datenschutz und -sicherheit. Die dort abgelegten Dateien werden auf Servern des HU-Rechenzentrums gespeichert und verschlüsselt übertragen.

4. Gemeinsames Schreiben

Etherpad

verschiedene Anbieter, z.B. ZUMpad | kostenlos | Online

Etherpads sind webbasierte Texteditoren, die es ermöglichen, dass mehrere Nutzer:innen gleichzeitig unabhängig von ihrem aktuellen Standort an einem Text arbeiten. Jeder Person wird eine individuelle Farbe zugeteilt, wodurch ihre Kontribution im Text deutlich markiert wird. Da es sich bei Etherpad um eine Open Source-Lösung handelt, gibt es verschiedene Anbieter für diesen Service (inklusive eines Dienstes der Humboldt-Universität).

Google Docs

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Google Docs stellt eine komplette Office-Umgebung in der Cloud zur Verfügung, welche im Cloud-Speicher „Google Drive“ gesichert werden. Gleichzeitig können bis zu 100 Personen ein Doc ansehen, bearbeiten oder kommentieren. Auch dieses Tool kann mit Trello verknüpft werden.

Zustätzlich: Eine ähnliche Lösung bietet Dropbox Paper. Hier können jedoch nur 50 Nutzer:innen dasselbe Dokument bearbeiten.

MindMeister

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Mindmaps sind eine gute Möglichkeit, um Ideen festzuhalten und Gedanken zu sortieren. MindMeister ermöglicht es, online als Team in Echtzeit Mindmaps zu erstellen und Basic User können bis zu drei MindMaps in ihrem Profil verwalten.

Fazit

Wie diese Liste gezeigt hat, stehen eine Reihe von kostenlosen Werkzeugen zu Verfügung, die das kollaborative Arbeiten vereinfachen. Auch wenn keine “All in One”-Lösung existiert, können viele der Tools miteinander verknüpft werden und lassen sich z.B. direkt in eine Organisations-Plattform wie Trello integrieren. Bei der Wahl der passenden Tools kommt es vor allem auf die Anforderungen der einzelnen Teammitglieder an und darauf, welches Ziel die Gruppe verfolgt.


Elisabeth Herzog

Elisabeth Herzog ist studentische Hilfskraft im Projekt „Staatlich, Betrieblich, Privat – Drei Säulen der Altersvorsorge in der Bundesrepublik, 1971 bis heute“.

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